Mitarbeiter im Ausland finden leicht gemacht
Autorin: Eileen Dross
Erfahren Sie in unserem Artikel, wie Sie Mitarbeiter aus EU- und Drittländern finden und einstellen. Ihr praktischer Ratgeber von der Findung bis zur Integration am Arbeitsplatz.

17.10.2024 - 09:00 Uhr
Angesichts des wachsenden Fachkräftemangels in Deutschland gewinnt die Gewinnung internationaler Mitarbeiter zunehmend an Bedeutung für deutsche Unternehmen. Ob aus EU-Ländern oder Drittstaaten – internationale Arbeitsmärkte bieten für viele Betriebe eine vielversprechende Lösung. Der demografische Wandel in Deutschland verschärft den Fachkräftemangel spürbar: Eine sinkende Zahl an Erwerbspersonen, eine alternde Bevölkerung und niedrige Geburtenraten tragen zu dieser Entwicklung bei. Weitere Informationen zum Thema Fachkräftemangel in Deutschland finden Sie in unserem Fachbeitrag ''Fachkräftemangel 2024 in Deutschland''. Bis 2036 werden rund 19,5 Millionen Arbeitnehmer in den Ruhestand gehen, während nur etwa 12,5 Millionen jüngere Beschäftigte nachrücken werden. (Quelle: IW-Studie)
Trotz der Dringlichkeit zögern viele Unternehmen weiterhin, Fachkräfte aus dem Ausland einzustellen. Gründe dafür sind häufig komplexe logistische und bürokratische Hürden, für deren Bewältigung die notwendigen Kapazitäten oft fehlen.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Methoden und Kanäle besonders effektiv sind, um qualifizierte Fachkräfte im Ausland zu gewinnen und wie eine reibungslose Integration am Arbeitsplatz gelingt.
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Von der gezielten Stellenausschreibung bis hin zur Rekrutierung internationaler Fachkräfte
Methoden, um Mitarbeiter im Ausland zu finden
Die Suche nach geeigneten Fachkräften aus dem Ausland eröffnet ein breites Spektrum an Rekrutierungsmöglichkeiten. Von spezialisierten Plattformen bis hin zu branchenspezifischen Netzwerken – die folgenden Methoden erleichtern die Gewinnung qualifizierter Talente aus der Ferne:
Online-Jobportale und spezialisierte Plattformen
Ein effektiver Ansatz zur Mitarbeitergewinnung sind internationale Jobportale und Plattformen. Netzwerke LinkedIn und Eures. bieten umfassende Möglichkeiten zur Ansprache und Vorauswahl potenzieller Kandidaten, die auf internationalen Märkten aktiv nach Arbeitsplätzen suchen. Eures (European Employment Services) ist ein Portal bestehend aus der Europäischen Kommission, der öffentlichen Arbeitsverwaltungen der EWR-Mitgliedstaaten (EU-Mitgliedstaaten plus Norwegen, Island und Liechtenstein), der Schweiz und anderen Partnerorganisationen. Auf diesem Portal werden Bürgerinnen und Bürger, sowie Arbeitgeber bei der Vermittlung entsprechender Arbeitskräfte unterstützt. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite des Bundesministerium für Arbeit und Soziales.
Kooperation mit internationalen Recruiting-Agenturen
Eine Zusammenarbeit mit spezialisierten Agenturen, wie SCOUTMENT, die auf das Recruiting von Mitarbeitern aus dem Ausland spezialisiert sind, kann den Prozess enorm beschleunigen und effizienter gestalten. Agenturen unterstützen nicht nur bei der Suche und Auswahl, sondern häufig auch bei den rechtlichen und logistischen Herausforderungen, die eine internationale Anstellung mit sich bringt. Durch bereits erlangten Erfahrungen bieten spezialisierte Recruiting Unternehmen schnelle und effiziente Lösungen, um gezielt Mitarbeiter zu finden.
Aufbau und Nutzung von Netzwerken
Viele Menschen sind bereits in branchenspezifischen Netzwerken aktiv oder durch frühere Erfahrungen in einem internationalen Umfeld vernetzt. Strategische Partnerschaften mit Universitäten, internationalen Jobmessen oder Branchenverbänden können einen direkten Zugang zu qualifizierten Fachkräften schaffen. Insbesondere für große Unternehmen, die permanent auf Mitarbeiterzuwachs angewiesen sind, können sich solche Partnerschaften als nützlich erweisen.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Um internationale Fachkräfte in Deutschland zu beschäftigen, müssen Unternehmen eine Reihe rechtlicher Voraussetzungen berücksichtigen. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist entscheidend, um einen reibungslosen und rechtssicheren Anstellungsprozess zu gewährleisten. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Genehmigungen, Visa und Aufenthaltsrechte für Mitarbeiter aus der EU und Drittstaaten relevant sind. Weitere Informationen und aktuelle Regelungen erhalten Sie auf der Seite zur Anerkennung in Deutschland auf der Seite der Bundesregierung.
Arbeitsgenehmigung und Visa – Die Grundlagen
Bevor ausländische Mitarbeiter in einem deutschen Unternehmen tätig werden können, müssen die notwendigen Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen vorliegen. Je nach Herkunftsland gelten unterschiedliche Anforderungen, die den Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt regeln. Eine rechtzeitige Klärung der erforderlichen Genehmigungen erleichtert den gesamten Recruiting-Prozess und hilft, rechtliche Hindernisse frühzeitig zu überwinden.
Beschäftigung von EU-Bürgern
Für Bürger der Europäischen Union gestaltet sich der Einstieg in den deutschen Arbeitsmarkt verhältnismäßig unkompliziert. Zudem werden vermehrt politische Entscheidungen getroffen, um die Prozesse anzupassen. Dank der Arbeitnehmerfreizügigkeit innerhalb der EU benötigen EU-Bürger keine zusätzliche Arbeitsgenehmigung, um in Deutschland zu arbeiten. Arbeitgeber müssen lediglich die üblichen arbeitsrechtlichen Bestimmungen wie Arbeitsvertrag, Mindestlohn und Sozialversicherungsabgaben einhalten. Eine ordnungsgemäße Anmeldung des Arbeitnehmers beim zuständigen Einwohnermeldeamt sowie bei der Krankenkasse ist ebenfalls notwendig, um den rechtlichen Vorgaben zu entsprechen.
Beschäftigung von Nicht-EU-Bürgern (Drittstaaten)
Für Arbeitnehmer aus Drittstaaten gelten hingegen strengere Regelungen. In der Regel benötigen Mitarbeiter aus diesen Ländern sowohl ein Visum als auch eine Arbeitserlaubnis, die von der zuständigen Ausländerbehörde und der Bundesagentur für Arbeit genehmigt werden muss. Abhängig von Qualifikation und Berufsfeld gibt es spezifische Visumsarten, die den Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt erleichtern:
- Blaue Karte EU: Diese ist eine der beliebtesten Optionen für hochqualifizierte Fachkräfte aus Drittstaaten. Voraussetzung ist ein Hochschulabschluss und ein Arbeitsvertrag mit einem bestimmten Mindestgehalt.
weitere Informationen zur Blauen Karte finden Sie beim Bundesamt für Migration und Flüchtlinge - Visum für qualifizierte Fachkräfte: Seit der Einführung des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes 2020 haben qualifizierte Fachkräfte mit anerkanntem Berufsabschluss und einem Jobangebot bessere Chancen, eine Arbeitserlaubnis zu erhalten.
- Visum zur Arbeitsplatzsuche: Seit dem 01.06.2024 gibt es die sogenannte ,,Chancenkarte''. Mit dieser können sich hochqualifizierte Fachkräfte aus dem Ausland bis zu 12 Monate in Deutschland aufhalten. In dieser Zeit um können sich diese Fachkräfte einen Arbeitsplatz oder Maßnahmen zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen suchen. Wird ein Job gefunden, kann vor Ort die Umwandlung in eine längerfristige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis beantragt werden.
Für Unternehmen ist es ratsam, frühzeitig alle notwendigen Schritte zu planen und sich bei Unsicherheiten an spezialisierte Experten oder Agenturen zu wenden, um den Bewerbern einen rechtssicheren und effizienten Start in Deutschland zu ermöglichen. Weitere Informationen zu Einreise von Fachkräften finden Sie auf der Seite des Auswärtigen Amts.
Anerkennung von Qualifikationen
Damit internationale Fachkräfte erfolgreich in deutschen Unternehmen arbeiten können, müssen ihre Qualifikationen oft offiziell anerkannt werden. Die Anerkennung von beruflichen Abschlüssen und Sprachkenntnissen ist dabei ein zentraler Schritt, um die Vergleichbarkeit und Validität der ausländischen Qualifikationen sicherzustellen. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, welche Schritte für die Anerkennung notwendig sind und wie sich Unternehmen und Bewerber optimal vorbereiten können.
Anerkennung von Abschlüssen, Zertifikaten und Zeugnissen
Um die Qualifikationen von internationalen Fachkräften zu bestätigen, müssen Abschlüsse, Zertifikate und Zeugnisse häufig in Deutschland anerkannt werden. Dieser Prozess stellt sicher, dass die ausländischen Bildungsabschlüsse den Anforderungen der deutschen Berufsbilder entsprechen und erleichtert es Arbeitgebern, die Qualifikationen der Bewerber korrekt einzuordnen. Der Ablauf zur Anerkennung kann in der Regel wie folgt aussehen:
- Beglaubigungen: Abschriften oder Kopien von Bildungsdokumenten müssen oft beglaubigt werden, um die Authentizität zu gewährleisten. Eine Beglaubigung bestätigt, dass das Dokument echt ist und mit dem Original übereinstimmt.
- Einreichung bei Anerkennungsstellen: Die Unterlagen werden bei den zuständigen Anerkennungsstellen eingereicht, wie zum Beispiel der IHK FOSA für kaufmännische und technische Berufe oder bei den Handwerkskammern für handwerkliche Qualifikationen. Die Entscheidung erfolgt auf Basis des Vergleichs der Qualifikation mit deutschen Standards.
- Bewertung durch „ZAB“ (Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen): Für akademische Berufe kann zusätzlich eine Bewertung durch die ZAB sinnvoll sein, die als zentraler Ansprechpartner für ausländische Bildungsabschlüsse in Deutschland agiert. Dies kann besonders hilfreich für Bewerber sein, deren Qualifikationen schwer vergleichbar sind.
Eine gute Übersicht und Leitfaden erhalten Fachkräfte, Arbeitgeber und Beratende auf dem Informationsportal der Bundesregierung zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen. Im Auftrag des Bundesministerium für Bildung und Forschung werden umfangreiche Beratung und aktuellste Informationen zur Verfügung gestellt.
Laut einer Anerkennungsstatistik erreichte die Zahl der Anträge zur Anerkennung ausländischer Berufsabschlüsse in Deutschland 2023 einen neuen Höchststand, insbesondere in Pflege- und Heilberufen. Dies unterstreicht die Bedeutung der Anerkennungsverfahren für die Fachkräftesicherung im deutschen Arbeitsmarkt. Um dem Fachkräftemangel weiter entgegenzuwirken, wird eine permanente Optimierung dieser Verfahren seitens der Bundesregierung angestrebt.
(Quelle: Anerkennung in Deutschland)
Die Dauer des Anerkennungsprozesses kann je nach Beruf und Bundesland zwischen drei und zwölf Monaten variieren, und die Kosten liegen oft zwischen 100 und 600 Euro, sodass eine frühzeitige Planung entscheidend ist, um Verzögerungen im Bewerbungsprozess zu vermeiden.
Die amtliche Statistik zu Anerkennungsverfahren des Bundes zeigt für 2023 insgesamt 48.546 neue Anträge zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen. Die häufigsten Anträge entfallen auf Gesundheits- und Krankenpflegeberufe (20.394), Ärztinnen und Ärzte (9.111) sowie Physiotherapeuten (1.638). Weitere Informationen finden Sie hier.
Sprachnachweise und Sprachzertifikate
Neben der beruflichen Qualifikation spielt die Sprachkompetenz eine zentrale Rolle für die Integration und den Erfolg am Arbeitsplatz. Je nach Beruf und Herkunftsland gelten unterschiedliche Anforderungen an die Sprachkenntnisse der Bewerber:
Anforderungen für EU-Bürger: In vielen Fällen ist für EU-Bürger kein formeller Sprachnachweis erforderlich, doch für Positionen mit direktem Kundenkontakt oder in anspruchsvollen Fachbereichen sind Zertifikate auf dem Niveau B1 oder B2 (z. B. telc Deutsch B1/B2) oft von Vorteil. Manche Unternehmen in Deutschland bieten selbst auch Sprachkurse oder Unterstützung beim Erwerb von Sprachzertifikaten an, um die Integration zu erleichtern.
Anforderungen für Nicht-EU-Bürger: Für Fachkräfte aus Drittstaaten kann ein Sprachnachweis eine verpflichtende Voraussetzung für die Arbeitserlaubnis sein, insbesondere für Berufe im Gesundheitswesen und andere reglementierte Berufe. In diesen Fällen wird häufig das Niveau B1 oder B2 verlangt, welches durch Prüfungen wie telc Deutsch B1/B2 nachgewiesen werden kann. Zudem kann das erfolgreiche Ablegen des Tests für den Erhalt eines Aufenthaltstitels relevant sein.
Die rechtzeitige Vorbereitung und der Erwerb von Sprachzertifikaten erleichtern nicht nur den Integrationsprozess, sondern stellen auch sicher, dass die Kandidaten den täglichen Arbeitsanforderungen gerecht werden können. Unternehmen können sich aktiv daran beteiligen, indem sie Sprachförderungsprogramme anbieten oder Bewerbern Informationen zu anerkannten Sprachprüfungen zur Verfügung stellen.
Unterstützung bei der Wohnungssuche
Eine erfolgreiche Integration internationaler Mitarbeiter wird durch Unterstützung bei der Wohnungssuche erheblich erleichtert, insbesondere in deutschen Großstädten mit angespanntem Wohnungsmarkt. Unternehmen können durch Kontakte zu Immobilienagenturen, Übergangslösungen wie Unternehmenswohnungen oder die Vermittlung von kurzzeitigen Unterkünften helfen. Ein Pate aus dem Kollegenkreis kann zusätzlich bei Alltagsfragen wie Kontoeröffnung oder Schulanmeldung unterstützen. Zudem bieten lokale Antidiskriminierungsstellen kostenlose Beratung bei Verdacht auf Diskriminierung im Wohnungsmarkt an.
Behördliche Herausforderungen – vorausschauende Planung ist gefragt
Die Einstellung internationaler Mitarbeiter ist oft mit verschiedenen behördlichen Anforderungen verbunden, die eine vorausschauende Planung erfordern. Eine frühzeitige Vorbereitung auf behördliche Formalitäten reduziert Stress für Arbeitnehmer und Arbeitgeber und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
Meldepflichten
Innerhalb der ersten zwei Wochen nach dem Umzug müssen sich neue Mitarbeiter beim zuständigen Einwohnermeldeamt anmelden. Diese Meldung ist Voraussetzung für die Ausstellung eines Steueridentifikationsnummer und beeinflusst auch die Ausstellung weiterer wichtiger Dokumente wie einer Krankenversicherungskarte. Eine rechtzeitige Terminvereinbarung hilft, lange Wartezeiten zu vermeiden. Unternehmen können durch interne Ansprechpartner oder Paten Unterstützung bieten.
Formalitäten und Behördengänge
Neben der Meldepflicht gibt es eine Reihe weiterer Behördengänge, die neue Mitarbeiter erledigen müssen. Dazu zählen beispielsweise die Anmeldung bei der Krankenversicherung, die Eröffnung eines Bankkontos und die Beantragung einer Steueridentifikationsnummer. Unternehmen können ihre internationalen Mitarbeiter unterstützen, indem sie Anleitungen für die einzelnen Schritte zur Verfügung stellen oder eine Begleitung für die Behördengänge organisieren. Visa, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse sind oft notwendige Schritte für internationale Mitarbeiter. Kooperationen mit Visa- und Relocation-Agenturen helfen, Antragsprozesse zu beschleunigen und den Verwaltungsaufwand zu verringern.
Wichtige Dokumente und Unterlagen
Einige Dokumente sind für die Beantragung von Arbeits- und Aufenthaltserlaubnissen sowie für die Erledigung behördlicher Formalitäten notwendig. Dazu zählen unter anderem der Arbeitsvertrag, Nachweise über die Krankenversicherung, Passbilder und ggf. Übersetzungen von Bildungsdokumenten. Eine Checkliste für die notwendigen Dokumente kann den Prozess für alle Beteiligten vereinfachen. Die Anerkennung ausländischer Berufsabschlüsse ist besonders in reglementierten Berufen entscheidend. Hier unterstützen Anerkennungsstellen wie das BIBB oder regionale Beratungsstellen. Unternehmen können auch bei der Beantragung von Krankenversicherungen oder der Eröffnung eines Bankkontos helfen, etwa durch Kooperationen mit Versicherungen und Banken.
Netzwerke und Beratungsstellen frühzeitig aufsuchen
Für internationale Fachkräfte und ihre Arbeitgeber gibt es zahlreiche Netzwerke und Beratungsstellen, die bei der Eingliederung unterstützen. Ein früher Kontakt zu diesen Stellen kann Zugang zu Fördermöglichkeiten und wichtigen Informationen bieten.
Fördermöglichkeiten und Förderprogramme
In Deutschland existieren verschiedene Förderprogramme, die die Beschäftigung und Integration internationaler Fachkräfte unterstützen. Dazu gehören finanzielle Hilfen für Sprachkurse, Weiterbildungsangebote oder spezielle Programme, die die Eingliederung von Drittstaatsangehörigen fördern. Beratungsstellen können die passenden Förderungen identifizieren und bei der Antragstellung unterstützen. Wichtige Träger und Ansprechpartner sind:
- Bundesagentur für Arbeit (BA): Die BA bietet finanzielle Unterstützung für Sprachkurse und Qualifizierungsmaßnahmen und unterstützt Unternehmen durch Beratungsangebote zur Integration internationaler Fachkräfte.
- Goethe-Institut und Volkshochschulen: Diese Institutionen bieten geförderte Sprachkurse und Integrationsangebote an, die durch verschiedene Programme (z. B. BAMF-geförderte Integrationskurse) bezuschusst werden können.
- Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF): Das BAMF bietet Förderprogramme zur Integration und beruflichen Qualifizierung von Drittstaatsangehörigen, wie Integrations- und Berufssprachkurse, an.
- ESF-Programme (Europäischer Sozialfonds): ESF-geförderte Programme wie „Integration durch Qualifizierung (IQ)“ unterstützen die berufliche Integration durch Beratung und Weiterbildung.
- Kammern und Branchenverbände (z. B. IHK, HWK): Diese bieten gezielte Programme und Unterstützung für Unternehmen an, um internationale Fachkräfte durch Qualifizierung und Anerkennungsverfahren auf den deutschen Arbeitsmarkt vorzubereiten.
Beratungsstellen wie das Netzwerk Integration durch Qualifizierung (IQ) können Unternehmen helfen, passende Förderungen zu identifizieren und durch den Antragsprozess zu führen.
Integration am Arbeitsplatz
Eine gelungene Integration am Arbeitsplatz ist entscheidend für die langfristige Bindung und Zufriedenheit internationaler Mitarbeiter. Neben der fachlichen Eingliederung spielen die sprachliche und kulturelle Integration eine wesentliche Rolle, da sie das Vertrauen und die Kommunikation im Team fördern und Missverständnisse minimieren.
Sprachliche Integration
Arbeitgeber können ihre internationalen Mitarbeiter durch Sprachkurse oder Sprachpartnerschaften gezielt unterstützen. Sprachförderung – sei es durch interne Kurse, externe geförderte Programme oder durch Sprachmentoren im Unternehmen – verbessert die Teamkommunikation und stärkt das Selbstvertrauen der Mitarbeiter im Arbeitsalltag. Unternehmen können dafür Kooperationen mit Sprachschulen oder Förderprogrammen wie den Kursen des Goethe-Instituts oder der Volkshochschulen nutzen.
Kulturelle Integration
Eine erfolgreiche kulturelle Integration trägt dazu bei, dass sich internationale Mitarbeiter schneller im Team und im Unternehmen zurechtfinden und wohlfühlen.
Mentoring:
Ein Mentorenprogramm, bei dem erfahrene Kollegen neue Mitarbeiter begleiten, erleichtert die Eingewöhnung erheblich. Mentoren können als zentrale Ansprechpersonen für Fragen zu Abläufen und Gepflogenheiten im Unternehmen dienen und so Unsicherheiten abbauen. Ein strukturiertes Mentoring hilft zudem, Verständnis für die alltäglichen Abläufe zu schaffen und praktische Unterstützung zu bieten.
Unternehmenskultur vermitteln:
Ein offenes, unterstützendes Arbeitsumfeld, das interkulturelle Sensibilität fördert, ist zentral für die Integration. Unternehmen können durch interkulturelle Workshops, regelmäßige Teamevents und „Diversity Days“ ein Verständnis für verschiedene Kulturen schaffen und gleichzeitig die Unternehmenskultur transparent machen. Gemeinsame Aktivitäten fördern nicht nur das Teamgefühl, sondern bieten internationalen Mitarbeitern auch eine Gelegenheit, sich einzubringen und Beziehungen zu Kollegen aufzubauen.
Eine umfassende Integration am Arbeitsplatz stärkt die Bindung internationaler Mitarbeiter und fördert ein harmonisches Arbeitsklima, das langfristig zu einer stabilen und produktiven Zusammenarbeit beiträgt.

Es gibt heute schon vielfältige Wege, internationale Fachkräfte zu gewinnen, auch wenn der Prozess oft noch mit Aufwand verbunden ist. Wir sind jedoch positiv gestimmt, da Behörden und Regierung aktiv an Vereinfachungen arbeiten und immer bessere Lösungen für Unternehmen schaffen. Die Entwicklung zeigt: Der Weg, qualifizierte Fachkräfte aus dem Ausland nach Deutschland zu holen, wird stetig einfacher und zugänglicher.
Autorin: Eileen Dross